در محیط های مرطوب یا گرد و غبار باید از برش کاغذ پرهیز شود و هر ماه مقدار کمی روغن روان کننده به قطعات متحرک اضافه شود. در صورت تعلیق استفاده، تیغه های بالایی و پایینی باید با مقدار کمی روغن ضد زنگ پوشانده شوند تا از زنگ زدگی جلوگیری شود.
تیغه جدید مجهز به دستگاه برش کاغذ A4 باید پس از تیز کردن استفاده شود. گاهی اوقات چاقوی جدیدی که به تازگی تیز شده است، در هنگام برش، دارای پدیده کشیدن برش است. بسیاری از مردم فکر می کنند که این یک گل چاقو است. در واقع این یک پدیده شناختی است. سوء تفاهم، زیرا این نوع پدیده گل کشی به طور طبیعی با افزایش تعداد قلمه از بین می رود. از طریق بزرگنمایی مشاهده می شود که این امر ناشی از چسبیدن تراشه های فولادی پس از آسیاب به تیغه است که معمولاً به آن سوراخ می گویند. سوراخ به طور خودکار با حرکت مداوم و اصطکاک تیغه که اساساً با تیغه متفاوت است، می افتد. بنابراین پس از اتمام سنگ زنی، برای تیزتر و صاف تر شدن لبه برش، باید تیغه برش را پس از تیز کردن با سنگ زنی تیز کرد و سپس از یک قطعه بامبو (از بلوک چوبی یا پلاستیک نیز استفاده کرد) برای حفظ تیغه. در امتداد لبه برش فرزهای دانه ای روی تیغه خراشیده می شوند و همزمان روغن (ضد زنگ) روی تیغه می زنند تا عمر مفید تیغه را طولانی تر کرده و لبه برش را صاف تر کند. اگر در کار برش مشاهده شد که تیغه ای روی برخی از سطوح برش کاغذ را می کشد، باید هر زمان که بخواهید با سنگ آهن جلا داده شود.
از یک طرف، کیفیت تیغه و منطقی بودن استفاده از آن به طور مستقیم بر کیفیت برش تأثیر می گذارد. از طرفی زاویه تیز و استفاده غیر منطقی به دقت و عمر دستگاه برش کاغذ لطمه جدی وارد می کند. به نظر می رسد که این یک موضوع جزئی است، اما اگر به درستی به آن رسیدگی نشود، تأثیر عمیقی بر کیفیت و راندمان تولید محصولات چاپی خواهد داشت و باید به آن ارزش و توجه زیادی داشت.
